Birourile de tip „open space“ – cât sunt de eficiente și ce efecte au asupra oamenilor

[South Silviu.]

 

Ne petrecem cea mai mare parte din zi la locul de muncă. Ajungem să-i considerăm familie pe cei cu care împărțim cele (pe puțin) nouă ore de muncă pe zi și, de multe ori, avem tendința de a deschide ușa biroului cu cartela de la interfonul de acasă, nu cu cea de la birou.

 

În prezent, mulți dintre noi lucrează în încăperi de tip „open space“ – asemeni unor hale în care sunt înghesuite zeci de suflete, concentrate pentru a fluidiza fluxul de muncă. Cercetările arată că 70% dintre birourile actuale sunt amenajate pe acest model. Acest tipar a fost conceput de o echipă din Hamburg (în anul 1995), cu scopul de a facilita transferul multitudinii de idei și a înlesni comunicarea între departamente. Însă un număr tot mai mare de dovezi arată că acest stil de design merge în antiteză cu principiile pentru care a fost creat.

 

Vorbind despre cifre, în anul 1997, o companie de petrol și gaze din vestul Canadei a solicitat ajutorul unor psihologi de la Universitatea din Calgary, care să monitorizeze angajații pe perioada în care treceau de la un aranjament al biroului tradițional, la unul deschis. Printre criteriile de care au ținut cont psihologii s-au numărat satisfacția angajaților față de mediul înconjurător, performanța lor, dar și calitatea relațiilor interpersonale (înainte de tranziție, la patru săptămâni după tranziție și apoi la șase luni de când au făcut schimbarea). Rezultatele au fost catastrofale, întrucât mediul era perturbator. Astfel, productivitatea scăzuse, iar oamenii erau din ce în ce mai distanți.

Capacitatea de concentrare, motivația, intimitatea și încrederea angajaților în ei înșiși scade

Psihologul organizațional Matthew Davis a revizuit, în 2011, peste 100 de studii despre tot acest mediu al biroului deschis. Astfel, cercetătorul a conchis că, deși se dorea o îmbinare a factorului productivității cu cea a factorului uman, rezultatul era tocmai invers proporțional cu ceea ce se dorea. Mai exact, capacitatea de concentrare, motivația, intimitatea și încrederea oamenilor în ei înșiși scăzuse. Trebuie menționat că un astfel de birou nu numai că ascute fiecare simț pe care-l avem, dar ciuntește și din ceea ce numim intimitate. Așa că se ajunge, fără doar și poate, la o depersonalizare a angajatului – într-o eră în care se vorbește tot mai mult de ascensiune și eliminarea diferențelor de gen la locul de muncă. Totodată, merită subliniat și faptul că toate aceste locuri de muncă impun și un target (de cele mai multe ori, de neatins), a cărui miză presupune și existența unui bonus – acest măr al discordiei care face ca oamenii să se orienteze și să-și creeze prietenii sau grupuri de sprijin în baza beneficiilor.

Dincolo de sănătatea psihică și emoțională, însăși sănătatea fizică are de suferit, atunci când ne gândim la „open space“. Jan Pejtersen (Danish School Center for Social Research), alături de alți colegi, a realizat un studiu recent, aplicat pe 2.400 de repondenți, din care a rezultat că, deși numărul angajaților creștea, nu se ajusta și dimensiunea biroului. În consecință, numărul îmbolnăvirilor la locul de muncă creștea exponențial. (De exemplu, cei ce lucrau în birouri de câte două persoane își luaseră, în medie, cu 50% mai multe concedii medicale, față de cei ce lucrau singuri în birou, pe când cei ce lucrau în spații deschise au apelat la concedii cu 62% mai mult.)

Existența unui număr impresionant de oameni într-un birou unic creează, automat, divergențe. De la gradul de iluminare, la capacitatea aerului condiționat (aici trebuie precizat că sunt birouri în care nici nu se deschid geamurile, așadar aerul este doar ventilat), până la simplul zgomot care se produce, inevitabil, și care scade capacitatea de concentrare a personalului.

 

În acest sens, psihologul Nick Perham (care cercetează efectul sunetului asupra modului în care gândim) a descoperit că efectul vacarmului afectează capacitatea de a ne aminti informații și chiar de a face exerciții de bază. Desigur că, pentru a contracara sunetul de pe fundal, ne-am putea gândi să apelăm la muzică, să folosim căștile care ne vor duce în lumea noastră și ne vor distrage de la ceea ce vedem. Însă, Perham susține că, făcând acest lucru, se diminuează acuitatea mentală.

Suntem expuși la mulți stimuli și, uneori, nu ne dăm seama că, de fapt, suntem atenți în multe planuri, iar creierul nostru realizează conexiuni din ce în ce mai greu, pentru că trebuie să facă față multitudinii de roluri pe care i le atribuim simultan.

Odată distrași, angajaților le ia mai mult timp pentru a se reconecta mental la sarcina în care sunt implicați

Aceste spații deschise sunt specifice și mai ușor de asimilat pentru persoanele tinere – care, conform studiilor, apreciază acest gen de birou, pentru că înlesnește spiritul de camaraderie, însă dezaprobă lipsa confidențialității. În anul 2012, Heidi Rasila și Peggie Rothe (cercetătoare la Universitatea Aalto, Finlanda) au studiat modul în care angajații unei companii de telecomunicații finlandeze (înființată după 1982) au reacționat la efectele negative ale clădirilor de tip „open space“. Ele au apreciat că anumite zgomote, precum râsul și conversațiile, erau catalogate drept distractive, atât de către angajații tineri, cât și de cei mai experimentați, dar era evidențiată incapacitatea lor de a controla mediul. Însă asta nu înseamnă că angajații mai tineri nu au de suferit, atunci când își desfășoară activitatea în astfel de spații. Potrivit cercetătorului în științe neurocognitive Anthony Wagner (Universitatea Stanford), oamenii ce reușesc să se concentreze pe mai multe proiecte deodată nu numai că sunt susceptibili de a interfera cu stimulii irelevanți ai mediului, ci și de a jongla între task-uri fără legătură între ele. Pe scurt, dacă o persoană cu abilitatea de a fi multitasking este întreruptă, îi va lua mai mult timp până se va reconecta la ceea ce făcea.

Spațiile deschise pot detensiona situațiile, pot face oamenii să se simtă mai familiari, însă, pe termen lung, efectele negative primează

Generațiile ce vin sunt din ce în ce mai deschise vizavi de astfel de interacțiuni la locul de muncă – asta, dacă își mai doresc să vină la un birou, fiindcă majoritatea lor sunt susținătorii lucrului de acasă ori din cafenele. Spațiile deschise pot detensiona situațiile, pot face oamenii să se simtă mai familiari, însă, pe termen lung, efectele negative primează. Totodată, aplatizează și depersonalizează oamenii. Ei ajung să fie și să gândească identic, să aibă preferințe similare și, așa, se ajunge la o lipsă crasă a creativității. Desigur, dacă există posibilitatea de a înclina balanța în așa fel încât să fie cât mai mulți mulțumiți de mediul în care își practică meseria, atunci putem aduce productivitatea, inovația și succesul la un alt nivel.

 

Ceea ce merită subliniat este faptul că, pentru o conviețuire sănătoasă emoțional, este necesară o discuție deschisă – în care fiecare angajat să-și exprime dorințele, necesitățile, dar și eventualele afecțiuni medicale, care îl pot împiedica să aibă performanțe la justa valoare. Cu cât suntem mai deschiși și ne facem auzită vocea, cu atât vom simți că aparținem acelui grup, împreună cu care petrecem mai mult timp decât cu propria familie.

 

 

 

 

Sursa