Aplicarea negocierii fără publicare prealabilă, din motive de extremă urgenţă

[uS DeviL]

Aplicarea negocierii fără publicare prealabilă, din motive de extremă urgenţă

 

 

 

Evenimentele din ultimele trei luni, cauzate de apariția SARS-CoV-2, au determinat multe autorități contractante să achiziționeze, în regim de urgență, materiale de protecție sanitară, medicamente, diverse echipamente, de care nici nu au avut vreodată trebuință, ori cu mult peste necesarul utilizat în mod curent.

 

Asigurarea necesarului de materiale/echipamente/medicamente pentru combaterea pandemiei a cerut un efort deosebit și din partea celor din compartimentele interne specializate în achiziții publice (CISAP), care au fost, și ei, în „linia întâi”, alături de cadrele medicale ori colegii din instituțiile implicate. CISAP a fost nevoit să facă față multor provocări, probleme, unele relativ noi, de la alegerea modalității de achiziție – cumpărare directă sau negociere fără publicare, la întocmirea specificațiilor tehnice, în regim de urgență, dificultatea stabilirii valorii estimate (la creșteri chiar de 5 ori ale măştilor chirurgicale, în doar câteva zile), alegerea criteriului de atribuire în condiții de volatilizare a “pieței” produselor.

 

Din toate cele petrecute în starea de urgență trebuie să începem să tragem concluzii, să vedem ce a mers bine și ce nu, ce trebuie să îmbunătățim și în domeniul achizițiilor publice, care sunt pașii de urmat la o negociere fără publicarea prealabilă (NFPP), inițiată în astfel de condiții, pentru a evita, în viitor, dificultățile în achiziționare.

 

Deși NFPP pare a fi cea mai rapidă procedură de achiziție, totuși, în aplicarea ei, s-au constatat sincope, fie din cauza problemelor organizatorice de la nivelul autorității contractante, unde nu se cunoșteau regulile de derulare, lipseau procedurile interne etc, fie din cauza unor prevederi legislative neclare.

 

Pornind de la logica derulării etapelor din NFPP și, bineînțeles, cu luarea în considerare a dispozițiilor legale, în materia achizițiilor publice, voi contura o succesiune a activităților ce trebuie parcurse în această procedură de atribuire. Rolul “Observațiilor”, introduse, în continuare, aproape la fiecare etapă, este de a lămuri, măcar parţial, unele dintre problemele sesizate, circumstanțele în care vor fi realizate activităţile aferente negocierii fără publicarea prealabilă.

 

Cele 18 etape, identificate la NFPP, sunt ordonate cu luarea în considerare a “jaloanelor” principale ale oricărei achiziții: pregătirea, organizarea procedurii și atribuirea contractului, implementarea contractului.

 

1. Compartimentul solicitant al achiziției întocmește referatul de necesitate, menționând, cel puțin: scopul achiziție, denumirea produsului/serviciului, cantitatea, caracteristici (specificații) tehnice, de informații cu privire la prețul unitar, durata achiziției, eventual condiții de livrare/ambalare, manipulare (în funcție de tipul achiziției), precum orice alte cerințe.

 

Specificațiile tehnice pot fi atașate referatului de necesitate.

 

Observații: sarcina precizării utilității produsului/serviciului/lucrării, a motivelor derulării NFPP, revine solicitantul achiziției (responsabilul din cadrul compartimentul de specialitate/tehnic care solicită cumpărarea), întrucât acestea cunoaște, cel mai bine, oportunitatea achiziției în regim de urgență. Dacă există un act normativ care stabilește extrema urgență, trebuie menționat în referatul de necesitate.

 

Prin NFPP se pot achiziționa doar cele absolut necesare, impuse de motivele de extremă urgență, nu toate cele de care ar avea nevoie autoritatea contractantă, pentru activitatea curentă. De exemplu, cumpărarea echipamentelor medicale pentru secția de ortopedie a spitalului nu este cauzată de apariția pandemiei COVID-19, unitatea medicală urmând să inițieze o procedură competitivă.

 

Durata contractului, implicit cantitatea, nu poate fi mai mare decât cea necesară pentru a face față situației de urgență care a determinat aplicarea procedurii de NFPP[1].

 

În vederea asigurării stocului de produse, pentru activitățile ce se vor desfășura după starea de urgentă, autoritatea contractantă are obligația ca, în paralel cu NFPP, să înceapă demersurile pentru realizarea unei proceduri transparente.

 

Un exemplu relevant, în acest sens, îl constituie modul de derulare a achizițiilor în starea de alertă (instituită după 15 mai 2020, ulterior celei de urgență). Dacă în starea de urgență a fost identificată necesitatea cumpărării de echipamente de protecție, prin NFPP, o suplimentare a lor, pentru activitățile din restul anului trebuie realizată printr-o procedură transparentă, competitivă. Oportunitatea existenței unui stoc de produse, pentru o perioadă îndelungată, a fost stabilită încă din primele zile ale pandemie. Însă, după 3 luni, achiziția nu mai are caracter de imprevizibilitate, de necunoscut.

 

Nu este exclus ca, totuși, în anumite circumstanțe, achiziția ulterioară să fie realizată tot prin NFPP. Pot interveni situații pentru care, cu toată diligența de care a dat dovadă autoritatea contractantă, să nu fi fost posibilă anticiparea lor.

 

De aceea, achiziționarea tot prin NFPP și în starea de alertă, așa cum se prevede la art. 5 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19 (“achiziționarea bunurilor și serviciilor de necesitate imediată în gestionarea situației de urgență pentru care a fost declarată starea de alertă, prin negocierea fără publicare prealabilă”), trebuie privită cu foarte mare prudență, analizată sub aspectul îndeplinirii tuturor condițiilor de aplicare a dispozițiilor art. 104 alin. (1) lit. c) din Lege.

 

În ceea ce privește prețul unitar și/sau valoarea estimată a contractului, acestea ar trebui stabilite tot de solicitantul achiziției, deoarece, în majoritatea cazurilor, cunoaște piața de profil. În acest sens, la referat se atașează documentele pe care s-a bazat, după caz.

 

Referatul poate fi întocmit și sub forma electronică (email).

 

2. Referatul se transmite conducătorului autorității contractante și serviciul financiar.

 

Observații: serviciul financiar trebuie să confirme disponibilitatea sumelor pentru achiziția în cauză, având în vedere că semnarea contractului se poate realiza la doar câteva zile distanţă faţă de aprobarea referatului.

 

Un timp prețios a fost alocat (consumat), și la derularea NFPP, operațiunilor de semnare/avizare/aprobare a documentelor, mai ales în condițiile în care o parte dintre angajați se aflau în concedii de supraveghere a copiilor, din cauza închiderii temporare a unităților de învățământ.

 

Întrucât documentele aferente achiziției (la toate tipurile de proceduri de atribuire) sunt, oricum, sub forma unor fișiere electronice, ar fi mult mai avantajos pentru entitate ca documentele premergătoare inițierii unei proceduri (adică, înainte de transmiterea invitației/anunțului de participare) să fie întocmite și transmise printr-un program informatic. Astfel, se reduce birocrația, timpul de aprobare/avizare, consumul de hârtie, iar pe baza semnăturilor electronice aplicabile se asigură trasabilitatea informației, se cunoaște, în orice moment, locul în care se află documentul, timpul necesar analizării și semnării lui.

 

Pe de altă parte, comunicarea electronică a documentelor ar permite (într-o entitate organizată) lucrul de la domiciliu/telemunca, în situații precum starea de urgență, cauzată de pandemie, pentru bună parte din personalul instituției (cum ar fi cei din CISAP, compartimentul tehnic, financiar etc).

Din lipsa unui astfel de program informatic, a posibilității de a lucra “de la distanță” (la niște acte care, de altfel, nu ar fi necesitat prezența fizică a angajatului la birou), dar și din lipsă de personal specializat, unii dintre angajații CISAP, dar și de la alte compartimente, au fost nevoiți ca, de la declanșarea pandemiei COVID-19, să-și lase copii la rude, ca să fie prezenți la serviciu, unde au lucrat și câte 20 de ori/zi, chiar și în week-end.

 

3. Responsabilul cu achiziția publică, pe baza referatul aprobat și avizat, întocmește nota justificativă privind alegerea procedurii de negociere fără publicare prealabilă, conform art. 104 alin. (1) lit .c) din Legea nr. 98/2016 [2] (NJ).

 

Se menționează condițiile ce impun inițierea acestei proceduri. La nota justificativă se atașează documente care atestă extrema urgență, cauzele ce au impus inițierea NFPP. Se precizează durata contractului/acordului-cadru.

 

Observații: dacă în Referatul de necesitate sunt menționate condițiile reale ce impun inițierea NFPP, informațiile se preiau în nota justificativă. Dacă există un act normativ în care se face referire la situația de extremă urgență, trebuie menționat în NJ.

 

Responsabilul cu achiziția și consilierul juridic semnează Nota justificativă.

 

Observații: practica a demonstrat că este necesară o verificare a condițiilor de inițiere a NFPP, a temeiului legal referitor la extrema urgență.

Nu o dată s-a întâmplat ca, în Referatul de necesitate, compartimentul solicitant să menționeze ca achiziția să se deruleze prin modificarea, din cauza circumstanțelor imprevizibile, a contractului de furnizare pe care instituţia îl are în derulare.

 

Adiționarea cantității ar fi generat o suplimentare chiar şi cu 100% a contractului în derulare, ceea ce ar fi însemnat o abatere de la prevederile art. 221 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. În plus, adiționarea de urgență modifica necesitate care a stat la baza contractului inițial.

 

Nota justificativă se supune aprobării conducătorului autorității contractante.

 

4. Responsabilul cu achiziția publică actualizează planul anual de achiziții publice (PAAP), printr-o anexă, pe care o transmite, spre aprobare, conducătorului autorității contractante.

 

5. Responsabilul cu achiziția publică întocmește strategia de contractare (dacă valoarea achiziției este egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 (5) din Legea nr. 98/2016[3]) și o supune avizării CFP și aprobării conducătorului instituției.

 

Observații: dacă se întocmește strategia de contractare nu mai este necesară întocmirea Notei justificative de alegere a procedurii de atribuire, întrucât este inclusă (art. 9 alin. (3) lit. f) din HG nr. 395/2016).

 

Având în vedere că NFPP trebuie să se deruleze cât mai repede, iar elementele esențiale din strategie se regăsesc în alte documente ale procedurii de atribuire, elaborarea strategiei de contractare, cu rigoarea impusă de art. 9, antecitat, devine o sarcină administrativă, inutilă, care îngreunează achiziția.

 

6. Responsabilul cu achiziția publică se ocupă de elaborarea documentației de atribuire și a documentelor suport.

 

Observații: conform prevederilor art. 21 alin. (1) din HG nr. 395/2016, procedura de atribuire poate fi inițiată numai după ce au fost elaborate și aprobate documentația de atribuire și documentele suport.

 

Obligația elaborării unei documentații de atribuire și la NFPP se regăsește la art. 94 din HG nr. 395/2016: “Inițierea procedurii de negociere fără publicare prealabilă se realizează prin transmiterea unei invitații de participare la negocieri, însoțită de documentația de atribuire, către unul sau, ori de câte ori este posibil, către mai mulți operatori economici”.

 

Conform prevederilor de la art. 20 alin. (1) din HG nr. 395/2016, documentația de atribuire este formată din: DUAE și instrucțiunile către ofertanți, caietul de sarcini, proiectul de contract conținând clauzele contractuale obligatorii, formulare și modele de documente.

 

Însă, față de procedurile transparente, la NFPP, documentația de atribuire nu va fi la fel de complexă, din cauza necesității de a achiziționa cât mai repede.

 

În ceea ce privește criteriile de capacitate, în cele mai multe cazuri, autoritatea contractantă nu mai impune cerințe de calificare, transmițând invitația de participare unor operatori economici „verificați”, în prealabil, ori care pot oferi, de îndată, produsele necesare. De multe ori, achizitorul este obligat să cumpere de la primul operator economic identificat.

 

Totuși, o minimă diligență trebuie să depună autoritatea contractantă, în sensul solicitării de documente relevante, care să dovedească forma de înregistrare și, după caz, de atestare ori apartenență din punct de vedere profesional, în funcție de specificul contractului. Corelativ, comisia de evaluare are obligația să verifice dacă ofertantul desfășoară o activitate licită (de exemplu, dacă este comerciant, dacă este înregistrat fiscal în statul în care este stabilit, dacă are dreptul să desfășoare activitatea specifică obiectului contractului).

 

În ceea ce privește motivele de excludere, autoritatea contractantă are obligația efectuării verificărilor de la art. 164 -167 din Lege.

Dar o derogare de la această verificare este permisă în temeiul art. 166 alin. (1) din Legea nr. 98/2016: “Prin excepție de la dispozițiile art. 164 alin. (1) și (2), în cazuri excepționale, autoritatea contractantă are dreptul de a nu exclude din procedura de atribuire un operator economic care se află într-una dintre situațiile prevăzute la art. 164 alin. (1) și (2), pentru motive imperative de interes general, precum sănătatea publică sau protecția mediului”.

 

Lămurirea excepției se află la considerentul (100) al Directivei nr. 24/2014: „Acest lucru s-ar putea întâmpla, de exemplu, în cazul în care vaccinurile sau echipamentele de urgență de care este nevoie imediat nu pot fi cumpărate decât de la un operator economic căruia altfel i se aplică unul dintre motivele obligatorii pentru excludere”.

 

Însă, derogarea din Legea achizițiilor face referire doar la comiterea anumitor infracțiuni, nu și dacă ofertantul are datorii către bugetul general consolidat. În mod normal, logic, ar fi trebuit să existe, în legea națională, și exceptarea de la plata datoriilor, așa cum se regăsește la art. 57 alin. (3) din Directiva nr. 24/2014: „Statele membre pot prevedea o derogare de la excluderea obligatorie prevăzută la alineatele (1) și (2), în mod excepțional, pentru cerințe imperative de interes public, precum sănătatea publică sau protecția mediului” (alin. (2) al art. 57 fiind transpus în Legea nr. 98/2016 prin art. 165 – excludere pentru neplata datoriilor către bugetul general consolidat).

 

În concluzie, autoritatea are dreptul de a atribui contractul unui ofertant care a fost condamnat pentru infracțiunile stabilite la art. 164, doar pentru motive imperative de interes general, precum sănătatea publică sau protecția mediului. În acest sens, achizitorul are obligația de a justifica/arăta prezența motivelor imperative, fie menționând actul normativ ce instituie asemenea situații, fie atașând documente probante. În rest, chiar și pentru motivele antemenționate, prin documentația de atribuire, trebuie să se solicite ofertantului/ofertanților, să declare dacă se încadrează sau nu în motivele de excludere de la art. 165 și art. 167 (dar ținând cont de excepțiile permise de lege).

 

Iar dacă evenimentele, care impun derularea NFPP, nu aduc atingere interesului general, se va cere ofertanților să declare dacă se încadrează sau nu în toate motivele de excludere din lege (de la art. 164, 165 și art. 167).

 

Dar trebuie cerut DUAE la NFPP? Răspunsul este dat de Regulamentul nr. 7/2018[4], care arată că trebuie însoțite de DUAE “ofertele din cadrul procedurilor deschise și cererile de participare din cadrul procedurilor restrânse, al procedurilor competitive cu negociere, al dialogurilor competitive sau al parteneriatelor pentru inovare”, în timp ce, la procedurile de negociere fără publicare prealabilă, „solicitarea unui DEAU ar constitui o sarcină administrativă inutilă sau ar fi inadecvată din alte puncte de vedere:

1) atunci când nu poate exista decât un singur participant prestabilit [nm: art. 104. alin. (1) lit. b), alin. (5) lit. b) și d), alin. (8) din Legea nr. 98/2016]
2) din motive de urgență [nm: art. 104 alin. (1) lit. (c) din Legea nr. 98/2016] sau din cauza caracteristicilor speciale ale tranzacției cu produse cotate și achiziționate pe o piață de mărfuri” [5] [nm: art. 104 alin. (5) lit. (c) din Legea nr. 98/2016].

 

Însă, prin același Regulament, se atrage atenția că DEAU (DUAE, în legea națională) ar trebui solicitat în celelalte cazuri de NFPP, „caracterizate de posibilitatea de a exista mai mulți participanți și de absența stării de urgență sau a caracteristicilor specifice legate de tranzacție” [nm: prevăzute la art. 104 alin. (1) lit. a), alin. (5) lit. a), alin. (7) din Legea nr. 98/2016].

 

Deși nu toate prevederile din Regulament se regăsesc în legislația națională, cele lipsă trebuie aplicate în virtutea dispozițiilor art. 288 din TFUE: “Regulamentul are aplicabilitate generală. Acesta este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în fiecare stat membru”.

 

În concluzie, la inițierea NFPP, din motive de extremă urgență, nu trebuie solicitat DUAE, chiar dacă sunt mai mulți operatori economici. Dar, autoritatea contractantă îi/le va cere să prezinte declarațiile referitoare la situațiile prevăzute la art. 165, respectiv 167 din Lege.

 

Responsabilul cu achiziția include în documentația de atribuire caietul de sarcini/specificații tehnice (ceea ce reprezintă o acțiune total diferită de cea de întocmire a caietului de sarcini). Elaborarea specificațiilor tehnice/caietului de sarcini reprezintă o sarcină ce revine solicitantului achiziției, nu CISAP.

 

În temeiul art. 2 alin. (3) lit. c) din HG nr. 395/2016 (potrivit căruia CISAP are, în atribuții, să elaboreze sau, după caz, să coordoneze activitățile de elaborare a documentației de atribuire și a strategiei de contractare), în multe instituții se consideră că responsabilul cu achiziția trebuie să întocmească și caietul de sarcini. O asemenea percepție este eronată, întrucât cei din CISAP nu dețin pregătirea de specialitate, experiența în domeniul contractului ce urmează a fi atribuit. Prin elaborarea caietului de sarcini de către cei de la compartimentul achiziții, conducătorii autorităților contractante se expun unor riscuri destul de mari, cum ar fi: realizarea unor specificații tehnice incorecte, anulare procedurii de atribuire (din cauza modului neuniform de abordare a soluțiilor tehnice de către ofertanți, ori a imposibilității corectării caietului de sarcini), executarea contractului la un nivel ce nu atinge așteptările tehnice prestabilite.

 

Realizarea specificațiilor tehnice nu este o sarcină deloc la îndemâna responsabililor tehnici, cu atât mai puțin a celor de la achiziții. De exemplu, caracteristicile unei izolete sunt cunoscute de personalul medical deservent. Specificațiile pentru paturile de spital, biocide, ori ale unei lucrări sunt știute de compartimentul care se va ocupa de gestionarea contractului. Nu voi insista asupra acestei probleme, întrucât o prezentare detaliată am realizat în articolul “Responsabilul cu achiziția nu este responsabilul de contract”[6].

 

Cu toate acestea, ca și în alte momente, și în starea de urgență, cauzată de pandemia COVID-19, cei de la achiziții au încercat să deblocheze situația, să întocmească specificațiile tehnice (pornind de la informațiile sumare primite de la compartimentul solicitant), să cumpere cele necesare derulării activității autorității contractante.

 

Responsabilul tehnic, împreună cu CISAP, stabilesc criteriul de atribuire.

 

În situații de extremă urgență, în care autoritatea contractantă trebuie să cumpere cât mai repede, iar “piața” nu oferă multe opțiuni, criteriul de atribuire ar trebui să fie “prețul cel mai scăzut”.

 

Însă, conform art. 187 din Legea nr. 98/2016, se poate utiliza „prețul cel mai scăzut” numai în situația în care valoarea estimată a achiziției nu depășește pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1). Altfel, trebuie ales unul dintre criteriile „costul cel mai scăzut”, „cel mai bun raport calitate-preț”, „cel mai bun raport calitate-cost”.

 

În primele săptămâni de la izbucnirea pandemiei în România, autoritățile contractante au fost nevoite să cumpere la prețurile impuse de furnizori, la valori mult mai mari decât cele estimate. Deci, nici măcar nu se putea discuta de o aplicare a celui mai facil criteriu de atribuire, „prețul cel mai scăzut”, cumpărătorul fiind la “mâna” vânzătorului. În asemenea situații, nici nu putea fi vorba de o negociere a prețului.

 

Utilizarea altui criteriu de atribuire, decât „prețul cel mai scăzut”, va crea dificultăți în achiziție, furnizorul vânzându-și produsele către primul solicitant, nu către cel care impune condiții. Aplicare oricărui altui criteriu, la achiziții de complexitate redusă, se va face doar pentru a dovedi respectarea legi, dar cu riscul îngreunării derulării procedurii, a pierderii timpului alocat achiziției, chiar și a posibilității de cumpărare la un preț avantajos.

 

Practica a arătat că, la starea de urgență, factori de evaluare utilizați au fost prețul și timpul de livrare/prestare (cel de al doilea factor având, de cele mai multe ori, aceeași valoare la toți operatorii invitați la negociere). Or, pentru furnizările de produse de complexitate redusă, a căror valoare depășește pragul de la art. 7 alin. (1), „prețul cel mai scăzut” ar ajuta la achiziția rapidă și, totodată, la o reală negociere, datorită volumul mare supus cumpărării.

 

Fiind dovedită inutilitatea, dar și formalismul în aplicarea a doi factori de evaluare, ar trebui ca alin. (31) al art. 187 din Lege să fie modificat (dar mai degrabă abrogat), astfel încât să permită autorității contractante să aleagă oricare dintre cele patru criterii de atribuire, în funcție de complexitatea obiectului contractului, indiferent de valoarea achiziției.

 

7. Consilierul juridic întocmește modelul de contract și îl transmite CISAP, pentru includere în documentația de atribuire.

 

Observații: ca și la elaborarea caietului de sarcini, și față de acest document, în multe instituții există percepția că sarcina întocmirii lui revine CISAP, deși niciunul dintre specialiștii în achiziții nu are studii juridice, dar nu are, prin fişa post, atribuţii privind elaborarea clauzelor contractuale (aşa cum au cei de la compartimentul juridic). Dacă CISAP utilizează la NFPP un model predefinit (pentru furnizare/servicii/lucrări), ar fi de preferat să obținută viza de la compartimentul juridic, având în vedere condițiile specifice de contractare.

 

8. Responsabilul cu achiziția publică transmite strategia de contractare și modelul de contract către persoana responsabilă cu acordarea vizei de control financiar preventiv.

 

Observații: Aceste documente se supun controlului financiar preventiv, conform Ordinul nr. 2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv și a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu.

 

9. Responsabilul cu achiziția publică transmite documentația de atribuire și documentele suport spre aprobare conducătorului autorității contractante.

Observații: indiferent de tipul procedurii de atribuire, aceasta nu poate fi inițiată până când nu este aprobată de autoritatea contractantă, așa cum se precizează la art. 21 alin. (1) din HG nr. 395/2016.

 

10. Responsabilul cu achiziția publică transmite invitația de participare la negociere către operatorii economici identificați, împreună cu documentația de atribuire.

 

Observații: normele de aplicare a legii achizițiilor, prin art. 94, prevăd că invitația de atribuire se transmite către unul sau mai mulți operatori economici, dacă este posibil (nu în mod obligatoriu).

 

Identificarea operatorilor economici, care ar putea îndeplini contractul, ar trebui realizată de compartimentului solicitant/tehnic, întrucât acesta cunoaște “piața” de profil. Un sprijin poate fi dat și de către CISAP, prin “interogarea” SEAP, identificând și alți potențiali ofertanți.

 

Invitarea la ofertate poate fi sub forma unui email, prin care se comunică operatorilor economici informații despre achiziție, prin care li se cer oferte de preţ etc. Această corespondență trebuie tipărită și inclusă în dosarul achiziției, pentru a se face dovada că la NFPP au fost invitați mai mulți operatori economici.

 

11. Comisia de evaluare a ofertelor analizează documentele prezentate de fiecare dintre ofertanți.

 

Observații: comisia de evaluare va avea în componență, cel puțin: un reprezentant al compartimentului solicitant al achiziției/tehnic, responsabilul cu achiziția de la CISAP. Prezența reprezentantului tehnic este indispensabilă, întrucât el cunoaște, cel mai bine, modul în care se poate asigura necesitatea, dacă oferta răspunde cerințelor tehnice impuse.

 

Numărul membrilor comisiei de evaluare trebuie să fie impar, pentru ca deciziile să fie luate cu votul a cel puțin 2/3 dintre membrii săi cu drept de vot (art. 131 alin. (3) din HG nr. 395/2016).

 

12. Comisia de evaluare derulează negocieri, separat, cu fiecare ofertant.

 

Observații: negocierile se pot derula prin orice mod de comunicare (telefonic, video, prin email), dar pentru care trebuie să existe confirmare, ulterioară, a rezultatului negocierii. Dacă a fost realizată o corespondență prin email, aceasta reprezintă o dovadă a negocierii ofertei, care se va atașa la dosarul achiziției.

 

Cerințele minime tehnice și criteriul de atribuire nu fac obiectul negocierilor.

 

13. Comisia de evaluare întocmește Raportul procedurii, pe care-l supune aprobării conducătorului autorității contractante.

 

Observații: NFPP fiind derulată pentru acoperirea unei necesități într-o situație de extremă urgență, ar trebui ca perioada cuprinsă între momentul trimiterii invitației și cel al aprobării raportului procedurii să fie cât mai scurtă, astfel încât să poată fi semnat contractul cât mai repede.

 

14. Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire

 

Observații: adresa de comunicare a rezultatului procedurii se va semna de către reprezentantul autorității contractante, nu de către președintele comisiei de evaluare. Conform atribuțiilor de la art. 127 din HG nr. 395/2016, comisia de evaluare își încetează misiunea odată cu semnarea raportului procedurii de atribuire.

 

15. Autoritatea contractantă semnează contractul

 

Observații: semnarea contractului poate fi realizată chiar în ziua aprobării raportului procedurii, dacă la procedură a participat un singur ofertant.

Dacă au participat cel puțin doi ofertanți, contractul poate fi semnat numai cu respectarea termenele de așteptare prevăzute la art. 59 alin. (1) din Legea nr. 101/2016; iar în cazul depunerii unei contestație, după comunicarea deciziei Consiliului/ hotărârii instanței privind soluționarea contestației.

 

Contractul va fi semnat, din partea autorității contractante, de regulă, de responsabilul de contract (din partea compartimentului solicitant al achiziției), consilierul juridic, conducătorul entității. De asemenea, se va aplica viza de control financiar preventiv, de persoana care exercită această acțiune.

 

16. Derularea contractului

 

Observații: responsabilitatea implementării contractului revine compartimentului solicitant al achiziției. În acest sens, ar fi indicată numirea unui responsabil de contract, prin decizie emisă de conducătorul entității.

 

17. Emiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor contractuale

 

Observații: întocmirea documentului constatator revine responsabilului de contract, deoarece acesta cunoaște modul în care furnizorul/prestatorul și-a respectat obligațiile asumate.

 

18. Publicare anunț de atribuire a contractului, în termen de 30 de zile de la data încheierii contractului de achiziție publică/acordului-cadru, în urma finalizării procedurii de atribuire.

 

Din cele prezentate anterior, se observă că derularea NFPP, din motive de extremă urgență (în temeiul art. 104 alin. (1) lit c) din Lege), este destul de anevoioasă și ridică multe probleme. Scopul enumerării etapelor a fost de a oferi, la modul general, o succesiune a acțiunilor principale, din cadrul unei proceduri de NFPP, cu evidențierea problemelor aferente, dar şi răspunsuri la acestea.

 

Pentru a evita problema necunoașterii de către cei implicați în achiziție a pașilor de parcurs, etapele NFPP (cele scrise, mai sus, înclinat) ar trebui incluse într-o procedură internă, elaborată conform Standardul 9 – Proceduri din Codul controlului intern managerial, aprobat prin Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018, cu îndrumări în “Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale”[7].

 

Iar pentru a se obține efectul scontat (de respectate a regulilor din procedura internă), este obligatorie instruirea constantă a persoanelor implicate în derularea și verificarea achizițiilor (managementul instituției, personalul de la compartimentul solicitant al achiziției/tehnic, juridic, economic, CISAP, control intern etc).

 

Pe de altă parte, pentru derularea, în mod facil, a NFPP, este nevoie și de o intervenție a legiuitorului asupra actelor normative din domeniul achizițiilor publice, astfel:

– la procedurile de o complexitate redusă a obiectului contractului, să se poată aplica criteriul de atribuire „prețul cel mai scăzut” și peste pragul prevăzut la art. 7 alin. (1) din Legea nr. 98/2016;
– autoritatea contractantă să aibă dreptul și nu obligația întocmirii strategiei de contractare la NFPP;
– introducerea unei excepții privind dispozițiile art. 165 din Legea nr. 98/2016, pentru motive imperative de interes general, precum sănătatea publică sau protecția mediului;
– introducerea unor prevederi clare, în normele de aplicare a Legii nr. 98/2016, privind cazurile de solicitare a DUAE la NFPP (așa cum prevede Regulamentul (UE) nr. 7/2016).

 

 

Sursa: juridice.ro